Lean Administration

Lean Administration gehört zu den verschiedenen Ansätzen des Lean Management, die sich in den letzten Jahren neben klassischen Prozessoptimierungen entwickelt haben, um Prozesse wertschöpfungsorientiert zu analysieren und optimieren.

Idee

Mit zunehmender Ausnutzung der Produktionspotenziale rückt zusätzlich die Optimierung der Geschäftsprozesse in einer Organisation in den Vordergrund. Dies betrifft produzierende Unternehmen ebenso wie reine Dienstleistungsunternehmen oder öffentliche Verwaltungen.

Lean Administration stellt dafür einen Werkzeugkasten mit Methoden zur Verfügung, um Verwaltungs- und Dienstleistungsprozesse zu optimieren und die vorhandenen Potenziale zu heben. Erreicht werden soll, dass möglichst jede Aktivität tatsächlich zur Wertschöpfung beiträgt und unnötige Abläufe, die keine Werte schaffen (muda) und das Betriebsergebnis belasten, abgestellt werden. Auf diese Weise werden Produktivität und Effizienz gesteigert, die Durchlaufzeiten verringert und die Verfügbarkeiten erhöht. Zusätzlich entsteht durch die Anwendung der Methoden eine hohe Transparenz der Abläufe und – aufgrund der zugehörigen Prozesskostenanalyse – speziell auch der Kosten, die an den einzelnen Punkten im System verursacht werden. Das Konzept von Lean Administration ist branchen- und organisationsübergreifend – unabhängig von den Inhalten der Prozesse – anwendbar.

Methode

Nicht nur von der Auswirkung, sondern auch vom Ansatz her ist die Einführung von Lean Administration vergleichbar mit der Einführung von Lean Production in der fertigenden Industrie. Ausgangspunkt dafür ist eine intensive Analysephase. Daraus ergibt sich ein detaillierter Einblick in die oftmals komplexen administrativen Prozesse, die zumeist eng miteinander verwoben sind. Vom Auftragseingang über die Bearbeitung des Vorganges bis zur Rechnungsstellung sind in der Regel viele Funktionen eingebunden. Um dafür einen sinnvollen, effizienten Soll-Prozess zu konzipieren, wird zunächst die Ist-Situation aus verschiedenen Blickwinkeln durchleuchtet.

• Auftragsstrukturanalyse: Die Auftragsstrukturanalyse verschafft einen Überblick über die Produkte des jeweiligen Bereiches und über das Mengengerüst der verschiedenen Leistungen, um später die benötigten Kapazitäten zu ermitteln und die Aufgabenverteilung vorzunehmen.
• Wertstromanalyse: Mit der Wertstromanalyse werden die Prozesse mit Hilfe standardisierter Symbole detailliert dargestellt. Zusätzlich zur visuellen Abbildung findet auch eine Zeitenaufnahme und -auswertung statt, die aufschlüsselt, wie lange ein Prozess dauert und wo die Zeitfresser stecken. Die Analyse zeigt die typischen Verschwendungsmerkmale in Geschäftsprozessen, z. B. Doppelarbeiten, hohe Arbeitsvorräte, lange Durchlaufzeiten, Engpässe, hohe Rückfragequoten oder Qualitätsmängel.
• Tätigkeitsstrukturanalyse: Mit Hilfe der Tätigkeitsstrukturanalyse wird ermittelt, wie die Aufgabenverteilung und -belastung in den einzelnen Funktionen aussieht, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter einer Funktion ausüben und welche Zeitanteile diese belegen. Zudem werden die einzelnen Tätigkeiten nach ihrem Beitrag zur Wertschöpfung bewertet.
• Informationsstrukturanalyse: Die Informationsstrukturanalyse untersucht die Informationsflüsse in einer Organisation und ermittelt so Informationsbedarf und das Informationsangebot. Sowohl Informationslücken als auch die Überproduktion an Informationen z. B. durch überbordendes Reporting kosten Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.

Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt die Optimierung der Abläufe. Lean Administration geht über die punktuelle Verbesserung von Geschäftsprozessen hinaus und verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der das Gesamtsystem der Wertschöpfung berücksichtigt. Ziel ist die Gestaltung eines effizienten Wertschöpfungssystems, in dem die Prozesse mit möglichst kurzer Durchlaufzeit stabil funktionieren, so dass der Kunde die Leistungen möglichst schnell und in hoher Qualität erhält und zugleich der Aufwand im Unternehmen auf das notwendige Maß beschränkt wird. 

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